辦公室軟件介紹 - 筆記工具

繼續生產力工具系列，今次介紹的是辦公室筆記工具。

筆者在成長過程中，不同時段也使用不同的工具作筆記。最初的時候是用筆記簿，好處是把所有筆記紀錄在一起，壞處是難於搜尋，試過做目錄，算是初步解決，但也不很方便。

後來感覺用紙筆的方式還是有所不妥，正式改為使用電腦去記。用紙筆記的統統也都轉用電子紀錄，當中有用過word、excel，簡單連notepad也有，搜尋算是方便了。但這時候發現筆記還是太多，用key word搜尋會找到很多紀錄。而且同一件事情，用不同角度看可以有不同的歸類，尤其是隨時間變動，這種情況出現更易發生，導致經常要花時間重新整理，效率不太好。

至於現在，自從發現了Microsoft OneNote後，基本上能滿足筆者的所有需求，暫時亦未有發現其它可取代的方案，簡直算得上是如獲至寶，本篇也就分享一下OneNote的好用之處。

首先是「分頁功能」，OneNote 入面的分頁基礎可分三層，最高層是筆記本，第二層是章節 (Section)，最低層是分頁 (Page)，用家可以按使用筆記範圍決定如何編配分類。比如說筆者現時所跟進的項目來自幾個不同部門，每個部門有若干項目條線並行，各個項目條線有定期會議，筆者就會用最高的筆記本層分開部門，章節分項目條線，每個Page則是每次會議的紀錄，或是一些自己整理的notes。而無論怎樣擺放，也很容易就透過搜尋功能找回筆記，這對筆者來說尤其重要。

另外一個好用的是 Input Format 的多樣性及自由度。開啟OneNote基本上是先見到一張白紙，上面可以Type Free Text，可以繪圖插圖，Word 的Text Format 基本上也是有的，也可以加Table 作簡單列表當Excel 用。最重要的是每一個這些element 也是可以在同一頁上隨意移動，沒有Word或Excel的分行限制，換言之take notes 時可以任意寫，最後整理時把有關的搬到一齊就可以，這個很符合mind map 的思維模式（事實上筆者也經常用OneNote來做Mind Map）。

還有就是OneNote 超可靠的同步機制。鑑於Word, Excel以至PPT 都是為群組share 而設，本身在sharing方面就有一定的限制（例如要save 才會commit change）。OneNote是主要以用家個人使用而設，online sync 基本上是real time自動的，這樣在不同電腦上延續工作就變得相當簡便。尤其是如果公司有使用Microsoft 365，在不同電腦以至Web Access 都可以同步，工作就更加不受platform 所限。

還有一些就是能夠連接其它Microsoft Office 工具的附加功能吧，例如待辦事項，連接Outlook 上的工作，複本note image製成電子郵件，紀錄audio 等，不過這些筆者也不多用，不作詳細介紹。

當然也要說一下，以上所說的OneNote起碼是2010 打後的版本，如果機構還停留在2007 甚或更前，那最好還是先提升一下，跟一跟上時代的步伐吧。