淺談「信息化」(「無紙化」篇）

「信息化」轉型這個不是什麼新詞彙，在資訊科技界也談了不知多少年了，現在基本上甚至已被「數字化」取代，但坦白的說，今時今日我們仍然還在這個旅程之上，不少行業仍然處於「信息化」的起步階段。

「信息化」可以簡略理解為把數據轉移到數字信息處理的一個過程，自從人類歷史出現第一台計算機，第一個數據庫，我們初次踏上了「信息化」的旅程。業務上的數據，包括客戶，產品，交易，對賬，規則，流程，各式資料都可以錄入到數據庫中，然後數據可以用來分析，造成有用的資訊，數據可以流通，經流程化可以在各個流程節點應用。

而今時今日較新的技術，包括人工智能、機器學習、大數據、雲計算、物聯網，更多現實生活中的事物都可以實時自動化轉變成數據儲存，圖像、影像、聲音、free format文字，同樣可以流通，分析，幫助我們改善生活，我們開始從「信息化」過渡走入「數字化」。

在這麼多的新技術出現的背景下，理論上資訊應更加透明，我們亦應能更依賴數據作出決策，但在現實生活，我們看到或感受到的卻是另一回事，基礎技術是發展得很快，但應用卻是大幅落後，個別行業更可以說是停留了在原始社會的階段。

對這些仍然留在原始社會的機構（包括政府）來說，「無紙化」和「流程化」應是踏入「信息化」的初階第一步，下面先說「無紙化」。

早些年筆者每次到康文署申請活動，都有一個很不快的經歷，就是申請活動必須要填紙張表格，尤其是當一次申請不成功要重新申請時，又要把整張表格重新再填，而我知道康文署內部也有系統紀錄申請，即是說，填表格時辛苦，把資料輸入系統更辛苦。

其實要將表格電子化，可以說得上已經是最低的要求了，網頁填表沒有甚麼很貴的技術含量，從項目角度來說也可以說是入門級，即使現在已經有OCR技術，準確度也很高，但也總還要有人去做 sample check，把這些都計算成本後，就真想不到有甚麼理由不去電子化。

不過康文署也只是其中一個較常見的例子，其它政府部門或大型機構也有不少這些情況，要讓香港走向智慧城市，其實每個機構，每個部門，每個崗位都應盡責任，檢視自己管轄範圍內的各項流程，而第一步就是做到無紙化，由源頭的原始數據開始就使用軟件收集。領導層級的責任，則是加入KPI, 每年量度剩餘仍需要用紙的流程，務求逐年減少，最終減至零使用。

這個其實也是應用「小改變 大改善」法則，當愈來愈多的資料「信息化」，信息更易分析流通，整體效率自然有望提升，但要真正見得到成果，需要第二步「流程化」配合，另一篇blog 將會進一步談。