辦公室軟件介紹 - 即時通訊軟件

鑑於近日疫情持續，不少公司也推行Home Office，或至少要求員工減少見面機會，對於繼續進行項目會議確是一大挑戰。

從數年前開始，筆者習慣了項目會議一定要盡量見面開，尤其是一些 difficult conversation。另一個原因是在很多情況下，公司基礎infra 不夠好，開個teleconf 要逐個打電話的話，打電話也可能用了十分鐘，效率極低，就不如要大家都到會議室了。

當然也有例外的情況，如果公司的infrastructure做得好，有conference bridge 用，就會用bridge 取代，這個可以減少要book 房的dependency。更重要的分別是，用conference bridge 大家仍是盡自己責任去參與會議，逐個打電話則像是主席的責任要拉大家去開會，這個分別很小，但在項目管理上是一個頗大的差別。

關於 conference bridge，個人特別推介的是Microsoft 的 「Skype for Business」（最近被整合為「Teams」）。軟件本身支持文字通訊，語音通話，視頻通話，進行會議時則可以多人對話，可以用PC/App軟件接入，沒有安裝軟件的話用web URL亦可，亦支援多國家用電話撥號接入，極之方便。而用desktop軟件接入的話又可以分享desktop，會議要投影PPT就很有用，當然亦因為它作為Microsoft 產品，與Microsoft 的Outlook 行事曆和通訊錄無縫連接，約會議直接可以Create 一個Skype Conference，絕對是辦公室會議軟件的首選。個別version 甚至支援用軟件撥號（這個本來就是Skype的功能），有需要時連跨國長途電話也能撥號了。

當然去得到如此有用，價錢也應該頗貴吧，目前除了在幾家跨國巨企見到有購置之外，本土公司基本上未見到有使用，確實有點可惜。

最近在疫情之下，發現有些本來要收費的軟件竟然免費提供使用。最近流行使用的是「騰訊會議」，這個軟件也有不少Skype for Business 的功能，包括容許隨需建立會議，軟件接入，撥號接入，有安裝微信的話用小程序進入亦可，內地則支援撥號接入，可以算是light-weight 版的Skype for Business。最大的分別應該是沒有連結Outlook 行事曆吧，但這個相對來說就並不太重要了。

另一個最近經常聽人使用的則是「Zoom」，聽說有不少教師也在用來授課，「Zoom」在分享desktop 上的功能較為完善，目前也是免費使用的。「Zoom」也有提供手機版本，不過如果要看desktop而不是PPT的話，手機應該會看得頗辛苦吧。

希望在疫情過後這些軟件仍然保留一段時間提供免費服務，如果收費不太高的話，應該會有不少公司選用吧。