Thursday, March 12, 2020

生產力軟件介紹 - Airtable

今次介紹另一個筆者很喜愛的軟件,叫做Airtable。


按其名稱可以初步想像,Airtable 的基礎是Database 中的Table,Air則代表可以自由網上存取,不過千萬不要以為是Access Database 的線上版,它的功能可絕不止此。

最初認識 Airtable,主要是它的資料管理非常方便好用,可以協助管理各類型資料,加入相關attribute,尤其適合整理資料做分析。而且Airtable 的基礎雖然是Database,但它的Table就做到可以簡單地以spreadsheet形式展示,做得極為 user-interactive。

Airtable 本身是為沒有coding 背景的人而設,簡單的SQL也並不需要,Database的操作介面本身就已極為方便,例如Table 本身的擴展,Format 改變,基本上只是在UI上改就可以,同時它又可以提供一些spreadsheet 的功能,例如excel formula,vlookup 等,所以就算沒有Database concept,只要懂得用Excel,也可以很容易上手。而Airtable 支援的format極之多樣化,當中例如可以加attachment,dropdown field 可以選擇多項,比較有趣的還可以input barcode (mobile version 可以scan barcode來輸入)。

對有基礎Relational Database 認識的人來說,就可以更深入地理解Airtable的用法,例如使用Airtable 來建立Database,一個Database 上有多個table,互相建立關連,更大範圍的管理數據。跟Database 一樣,Table 上的每個attribute 都需要設定format,比較特別是有些常用的資料類型例如Email,URL,一般Database 未必會有特定format,需要在輸入時加validation,還有對資料管理很有用的如創建日期,最後修改日期等,Airtable也提供作為選項,直接把這些功能abstract了。

但以上的都只是Airtable 的基礎功能,其實際功能絕不止此,很多人喜愛用Airtable,更在於它的數據展示功能。

先以免費版的來介紹,Airtable 本身開發就支援多平台操作,包括Web、Mobile、也有Mac version。另外Airtable 上支持多種顯示模式,除了本身default 的Grid view(即spreadsheet 模式),如果有photo attachment 可以用Gallery view,有Date field 的可以用Calendar view。與此同時,table owner 可以制作簡單網頁版的e-Form,Airtable 就會提供form 的URL,就可開放讓其它人透過Form去提供資料。就這幾個功能,已經可以做出很多應用案例了。

而對使用Airtable 作team collaboration 來看,Airtable亦提供Kanban view,那大家可以想像更多功能了。無論是team 的task management,或者使用作Test case management,或者defect management,基本上都完全沒有難度。平台還有一個用法是用API調用Database,為識寫code 的人提供automation的選擇。

而如果用戶對Airtable 甚有興趣,甚至希望在公司層面應用,Pro 版的功能就更加強大,當中數據可以用於Generate Gantt Chart,或者 Generate Flowchart、Org Chart,也可以integrate Google Map visualize 地址等,還有很多周邊功能例如SMS / Email notification。筆者由2015年開始使用到現在,看著Airtable 不時也會發展一些新功能,每每出現驚喜,這是筆者另一個喜愛Airtable的原因。從這些新功能可以看出團隊中的product team 有很多新點子,團隊的執行能力很強,平台基礎建設也很好很方便擴展。

現時Airtable 已經是一間估值達美元 1.1B 的公司了,更加可以看到互聯網公司的威力。還是那句,互聯網世界會獎勵真正持續努力的人,由起初發展提供個人服務進而吸引使用者推介為公司提供服務,可能也是一種有效的營商手法。

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